Registres

À titre de médecin, vous devez constituer et maintenir à jour plusieurs registres et ce, dans chaque milieu où vous exercez, tant en établissement (CHSGS, CLSC, GMF-U, CHSLD, etc.) qu’hors établissement (cabinet, GMF, CMS, etc.).

Ces registres servent principalement à :

• retracer l’information pertinente rapidement;
• assurer un filet de sécurité dans le suivi des résultats;
• respecter la réglementation fédérale relative à certains médicaments conservés par le médecin;
• jeter un coup d’œil global aux activités exercées par le médecin ou son milieu, et plus particulièrement à la sécurité des soins dans leur ensemble.

Ainsi, vous devez constituer et maintenir à jour 9 registres obligatoires, à moins que vous n’exerciez pas d’activités médicales nécessitant la constitution de registres spécifiques¹. En établissement, si certains registres sont déjà existants, vous avez le devoir de mettre en place ceux qui sont absents et applicables à votre exercice.

Registre des patients

Registre dans lequel sont identifiées toutes les personnes qui ont consulté le médecin, incluant celles évaluées à domicile, sans rendez-vous et lors d’activités de télémédecine. Le registre des rendez-vous et le registre de facturation à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) peuvent tenir lieu de registre des patients, puisque ce registre doit permettre d’identifier les activités exercées par chaque médecin au quotidien.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date de la consultation, qu’elle soit effectuée en présentiel ou en télémédecine (par téléphone ou par visioconférence);
• le nom de la personne;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne.

Registre des interventions

Registre dans lequel sont identifiées toutes les personnes soumises à une procédure chirurgicale ou à une intervention effractive (endoscopie, etc.) par le médecin ou son milieu. Ce registre exclut les injections et les infiltrations de médicaments.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date de l’intervention;
• le nom complet de la personne;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne;
• la procédure chirurgicale ou l’intervention effractive pratiquée;
• le nom complet et le numéro de permis du ou des médecins ou chirurgiens impliqués;
• le type d’anesthésie administrée;
• le nom complet et le numéro de permis de l’anesthésiste impliqué.

Registre des envois en anatomopathologie

Registre des personnes pour lesquelles le prélèvement d’une partie du corps ou d’un objet a été transmis au laboratoire d’anatomopathologie par le médecin ou son milieu aux fins d’analyse. Ce registre inclut les prélèvements cytologiques, comme ceux effectués au col utérin, ou les cytoponctions de toute nature.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date d’envoi du prélèvement;
• la date de réception du résultat;
• le nom complet de la personne;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne;
• le type de prélèvement envoyé;
• le diagnostic présomptif et le diagnostic final;
• le nom du médecin ayant effectué le prélèvement.

L’INESSS a produit plusieurs « Avis sur la pertinence et les indications de transmission des prélèvements chirurgicaux au laboratoire d’anatomopathologie », touchant de nombreuses spécialités chirurgicales et la dermatologie, que nous vous invitons à consulter.

Registre des incidents et des accidents

Registre dans lequel sont identifiés tous les incidents et les accidents survenus lors d’une procédure médicale (administration parentérale d’un médicament, ponction de toute nature, etc.) ou chirurgicale effectuée par un médecin, susceptibles d’entraîner (incident) ou ayant entraîné des conséquences significatives (accident) sur l’état de santé, l’intégrité physique ou le bien-être du patient. Il doit servir au suivi des mesures que prend le médecin pour éviter les récidives d’un incident² et d’un accident³.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date de l’incident ou de l’accident;
• le nom complet de la personne;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne;
• le type d’intervention médicale, le cas échéant;
• la nature de l’incident ou de l’accident;
• les mesures prises pour prévenir un autre incident ou accident de même nature.

Registre des évaluations médicales indépendantes et des expertises

Registre des dossiers pour lesquels le médecin a agi à titre d’expert, généralement pour une tierce partie comme un assureur, un employeur, une avocate ou un avocat, un organisme public (CNESST, Retraite Québec, SAAQ), etc.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date de l’évaluation médicale indépendante (ÉMI) ou de l’expertise;
• la date de fin du mandat, variable selon le déroulement des procédures judiciaires;
• le nom du demandeur ou du mandant de l’ÉMI ou de l’expertise;
• le domaine de l’expertise (orthopédie, psychiatrie, etc.);
• le nom complet de la personne évaluée ou expertisée;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne évaluée ou expertisée.

Registre des sujets de recherche

Registre dans lequel sont identifiées toutes les personnes que le médecin évalue, traite ou dont il supervise le traitement dans le cadre d’un projet de recherche.

Les informations suivantes doivent y apparaître:

• la date de début et de fin du projet de recherche;
• le titre complet du projet de recherche incluant le numéro du protocole concerné ou le numéro du produit à l’étude;
• le nom complet de la personne;
• le numéro de dossier ou d’assurance maladie de la personne;
• la date du début de la participation ou de l’enrôlement de la personne au projet de recherche;
• la date de la fin de la participation de la personne au projet de recherche.

Registre des stupéfiants, des drogues contrôlées et des substances ciblées

Registre dans lequel sont inscrits tous les stupéfiants, les drogues contrôlées et les substances ciblées conservés par le médecin ou le milieu où il exerce et utilisés aux fins de son exercice professionnel.

Ces médicaments, au sens de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances L. C. 1996, c. 19), regroupent notamment :

• les opioïdes (morphine, hydromorphone, codéine, fentanyl, etc.);
• la pentazocine;
• les benzodiazépines (lorazépam, diazépam, midazolam, etc.);
• les psychostimulants (méthylphénidate, les dérivés de l’amphétamine);
• les agonistes de synthèse des récepteurs cannabinoïdes (nabilone);
• les barbituriques;
• le tramadol et le tapentadol;
• la psilocybine;
• la kétamine, etc.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• la date de réception des médicaments et substances concernés par ce registre;
• la provenance (pharmacie, fournisseur, compagnie, etc.);
• la nature et la quantité des médicaments et substances détenus;
• la date et l’identité de toutes les personnes à qui le médecin remet ou administre ces médicaments et substances;
• la date, la nature et la quantité des médicaments et substances dont le médecin s’est départi, ainsi que la façon dont il a procédé.

Si, à titre de médecin, vous constatez la perte ou le vol de ces médicaments ou substances, vous avez la responsabilité de le rapporter à Santé Canada dans les 10 jours suivant la constatation.

Registre des ordonnances collectives

Registre des ordonnances collectives (OC) dont le médecin est le ou un des signataires⁴ lorsqu’il est hors établissement, et dans lequel sont versées des copies des versions signées des ordonnances collectives. En établissement, le médecin signataire est un représentant du CMDP.

Les informations suivantes doivent y apparaître :

• le titre de l’ordonnance et son objet;
• le nom et le numéro du protocole interne ou externe auquel l’OC réfère, le cas échéant (INESSS, par exemple);
• sa date d’entrée en vigueur;
• la date de sa dernière révision;
• la date prévue de sa prochaine révision ou de sa fin de validité (le Règlement 25.1 art. 25 prévoit, par défaut, une durée de validité d’un maximum de 36 mois);
• le nom de chaque signataire, si hors établissement.

Ce registre permet de retrouver toutes les ordonnances collectives en vigueur et d’assurer leur révision régulière.

Registre de l’entretien des équipements

Registre des vérifications et des ajustements (correctifs et préventifs) effectués en vertu du deuxième alinéa de l’article 22 et, selon le cas, conformément aux normes applicables. Ce registre porte sur les mises à jour, les calibrages, les étalonnages, les vérifications et les ajustements des appareils, des équipements et des instruments utilisés par le médecin ou son milieu.

Un inventaire précis des équipements nécessitant un entretien régulier doit être constitué et maintenu : électrocardiographe, tensiomètre, stérilisateur, etc. Un calendrier de l’entretien de ces équipements doit être produit. Idéalement, identifiez chaque équipement par un numéro d’identification unique, notamment lorsqu’il existe plusieurs appareils par type d’équipement (par exemple, plusieurs tensiomètres électroniques). Ceci permet de les identifier adéquatement dans le registre.

Pour chaque type d’équipement, et par équipement, les informations suivantes doivent y apparaître :

• la nature de l’équipement;
• la marque et le numéro de série de l’équipement;
• sa localisation dans le bâtiment;
• le numéro d’identification de l’équipement, si plus d’un équipement est présent;
• la date de l’entretien ou de l’intervention;
• la nature de l’entretien ou de l’intervention (par exemple, le calibrage de l’appareil);
• la date prévue du prochain entretien.

Conservation des registres

Les registres doivent être conservés pour une période d’au moins 10 ans, suivant la date de la dernière inscription au dossier clinique. Toutefois, certaines particularités doivent être considérées :

• dans le cas du registre des évaluations médicales indépendantes et des expertises, « lorsque l’expertise a été demandée dans le cadre d’un dossier judiciaire, le dossier est considéré comme actif tant qu’une décision définitive n’a pas été rendue par un tribunal⁵;
• dans le cas du registre des ordonnances collectives, la période de 10 ans débute à la fin de leur période de validité.

Destruction des registres

À l’expiration de la période de conservation, les registres peuvent être détruits. À titre de médecin, vous devez alors vous assurer que la méthode employée pour détruire les registres respecte la confidentialité des renseignements qui y sont contenus⁶ .

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¹ Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin (art. 17).

² Incident : une action ou une situation qui n’entraîne pas de conséquence sur l’état de santé ou le bien-être d’un usager, du personnel, d’un professionnel concerné ou d’un tiers, mais dont le résultat est inhabituel et qui, en d’autres occasions, pourrait entraîner des conséquences. (art. 183.2, LSSSS)

³ Accident : action ou situation où le risque se réalise et est, ou pourrait être, à l’origine de conséquences sur l’état de santé ou le bien-être de l’usager, du personnel, d’un professionnel concerné ou d’un tiers. (art. 8, LSSSS)

⁴ Ordonnance collective : quels sont vos rôles et responsabilités?, Collège des médecins du Québec.

⁵ La médecine d’expertise : l’évaluation médicale indépendante et l’expertise médicale, Collège des médecins du Québec, juin 2021, p. 55.

⁶ La Commission d’accès à l’information offre de l’information relative à la destruction sécuritaire des renseignements confidentiels.