Conservation et destruction

Respect des délais de conservation

Lorsqu’un médecin exerce dans un centre exploité par un établissement de santé, les règles de conservation et de destruction qui prévalent sont celles qui s’appliquent au dossier des usagers.

Lorsqu’un médecin exerce dans tout autre lieu, il doit conserver ses dossiers cliniques pendant une période minimale définie en fonction du type de dossier. Voici un aide-mémoire des délais de conservation à respecter :

Types de dossier	Délai de conservation	Début du calcul de délai
Dossiers cliniques	10 ans	Dernière inscription ou dernière insertion au dossier
Dossiers cliniques sur support papier au 11 juillet 2024	5 ans	Dernière inscription ou dernière insertion au dossier
Dossiers d’intervention en santé publique	10 ans	Date de la fin de l’intervention ou de la dernière inscription ou insertion au dossier, en fonction de la plus éloignée des échéances
Mandat d’évaluation médicale indépendante	10 ans	Date de fin du mandat
Mandat d’évaluation médicale – Mandat d’expertise	10 ans	Lorsque le jugement final est rendu
Projet de recherche	Au moins 15 ans	Date de fin du projet de recherche : le délai minimal est encadré par la Loi dont l’application relève de Santé Canada

Mesure transitoire pour les dossiers sur support papier

Malgré la nouvelle période de conservation minimale de 10 ans du dossier clinique, le délai de conservation du dossier ou de la partie du dossier conservée sur support papier reste de 5 ans. À l’expiration de ce délai, les documents suivants doivent toutefois être consignés dans la partie du dossier clinique constituée sur un support technologique :

• les rapports d’anatomopathologie;
• les rapports d’endoscopie;
• les comptes rendus opératoires et d’anesthésie de chirurgies majeures;
• les renseignements génétiques.

Épuration d’un dossier actif

Le dossier clinique est considéré comme étant actif lorsque la dernière inscription ou insertion date de moins de 10 ans. Tout renseignement ou document contenu dans un dossier clinique actif doit être conservé pendant au moins 10 ans suivant la date de sa consignation. Au-delà de ce délai, un renseignement ou un document peut être détruit en tout respect de sa confidentialité.

Cependant, le médecin ne peut détruire un original qui appartient à un membre de sa patientèle, ni des renseignements génétiques le concernant, sans avoir pris les moyens raisonnables pour lui notifier un préavis d’au moins 30 jours, préavis qui lui donne la possibilité de reprendre l’original ou d’obtenir une copie des renseignements consignés à son dossier.

Destruction d’un dossier inactif

Après une période de 10 ans, caractérisée par l’absence d’inscription ou d’insertion (ou de 15 ans dans le cas d’un dossier constitué lors d’un projet de recherche), un dossier clinique est considéré comme étant inactif et peut être détruit en tout respect de la confidentialité des renseignements et documents qui y sont contenus.

Cependant, le médecin ne peut détruire un original qui appartient à un membre de sa patientèle ni des renseignements génétiques le concernant sans avoir pris les moyens raisonnables pour lui notifier un préavis d’au moins 30 jours, préavis qui lui donne la possibilité de reprendre l’original ou d’obtenir une copie des renseignements consignés à son dossier.

Une liste des dossiers détruits spécifiant la date de leur destruction doit être constituée. Tout dossier doit être retiré de cette liste 10 ans après la date de sa destruction.

Respect de la confidentialité des renseignements personnels

Lors de la destruction d’un dossier clinique, le médecin doit s’assurer que les mesures de sécurité permettant d’assurer la confidentialité des renseignements personnels d’une patiente ou d’un patient sont respectées.

En aucun cas, un dossier non déchiqueté ne peut être mis dans un bac de recyclage ou abandonné sur place à la fermeture d’une clinique. Aussi, lorsque survient une fermeture de clinique, chaque médecin y exerçant est personnellement responsable de voir au respect de la confidentialité des renseignements personnels de ses patientes et patients, et ce, même s’il n’est pas gestionnaire de la clinique en question.

Entreposage des dossiers

Choix d’un endroit permettant au médecin de garder le contrôle

Un médecin ne peut faire entreposer les dossiers cliniques de ses patientes et patients hors du Québec. Il ne peut non plus céder ses dossiers à une entreprise externe puisque les patientes et les patients, ou toute autre personne déléguée en leur nom, ne peuvent s’adresser directement à une telle entreprise pour demander l’accès aux dossiers cliniques. Le médecin doit donc, en tout temps :

• conserver le contrôle des informations ou des documents qu’il inclut au dossier clinique ou dont il transmet copie à la patiente, au patient ou à des tiers;
  
  et
• continuer à assumer toutes les responsabilités inhérentes à la détermination des coûts associés à cette transmission.
  

Néanmoins, le médecin peut faire entreposer les dossiers cliniques de sa patientèle chez une entreprise externe située au Québec, telle une compagnie de gestion ou d’archivage. Cette entreprise sera tenue de les conserver dans un lieu assurant le respect de la confidentialité et de faire les photocopies requises, conformément aux instructions du médecin.

Accessibilité aux dossiers cliniques

Le médecin est tenu de respecter les délais relatifs à la transmission des documents, comme prévu au Code de déontologie des médecins.

L’accès au dossier clinique est gratuit. De plus, depuis l’entrée en vigueur, le 1^er juillet 2024, de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (article 66), le médecin ne peut plus facturer à sa patientèle des frais de transcription, de reproduction et de transmission, et ce, malgré l’article 95 du Code de déontologie des médecins.

Dossiers papier vs dossiers électroniques

Application des mêmes règles dans les 2 cas

Quel que soit le support utilisé, le médecin doit s’assurer que le dossier clinique est complet et qu’il cumule – en un seul lieu – l’ensemble des renseignements et documents pertinents au suivi clinique de la patiente ou du patient.