Le médecin et l’utilisation de la télécopie (fax)

Deux modalités principales sont en usage :

1. La télécopie traditionnelle, fonctionnant à partir d’un document en format papier;
2. La télécopie électronique – WebFax ou e-fax – utilisant, au moins pour sa phase d’envoi, des documents en format électronique (ex. : WebFax d’un DMÉ certifié, télécopie infonuagique du MSSS, etc.).

La présente page porte sur les précautions à prendre lors de l’utilisation de la télécopie, afin d’aider à protéger la confidentialité des renseignements personnels. Pour les directives spécifiques à la télécopie infonuagique du MSSS, vous pouvez consulter la section dédiée dans le site Web du Réseau québécois de la télésanté.

En savoir plus sur la télécopie infonuagique

Organisation de la clinique (en établissement ou hors établissement)

• Responsabilité de gestion. Désigner une ou des personnes responsables de la gestion des télécopies : réception des télécopies et avis au destinataire qu’une télécopie a été reçue à son nom, contrôle des confirmations de transmission, etc.
• Protection des renseignements personnels. Offrir à toutes les personnes utilisant la télécopie une formation relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels.
• Emplacement sécuritaire. Installer tout télécopieur traditionnel dans un endroit surveillé et non accessible au public, afin d’éviter que des personnes non autorisées mettent la main sur les documents reçus ou envoyés. L’accès aux télécopies reçues en format électronique devrait être sécurisé par un mot de passe, afin que seul le personnel autorisé puisse en prendre connaissance.
• Vérification du numéro. Vérifier scrupuleusement le numéro de télécopie composé avant de lancer la transmission. Les numéros utilisés régulièrement gagnent à être préprogrammés, afin d’éviter des erreurs de composition.
• Rapport de transmission. Consulter le rapport pour vérifier que l’envoi a été transmis au bon destinataire, qu’il a bien été reçu et que toutes les pages ont été acheminées. En cas d’échec, répéter l’envoi. Il est recommandé de conserver les confirmations (rapports de transmission) aux dossiers des patientes ou des patients concernés. En cas de doute quant à la réussite d’une transmission, et selon le jugement clinique et l’importance des documents acheminés, il peut être pertinent de communiquer avec le destinataire pour s’assurer de la réception des documents transmis.
• Sécurité des transmissions. Lors de l'utilisation d'un WebFax, vérifier auprès d’une personne experte en cybersécurité que celui-ci répond aux normes de sécurité en vigueur pour tout envoi de renseignements personnels en santé. En cas de doute, protéger les documents transmis de bout en bout de façon électronique par un mot de passe communiqué au destinataire par le biais d’une autre modalité de communication.
  
  Les WebFax inclus dans les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) certifiés par le Bureau de certification du MSSS sont jugés sécuritaires. Afin de connaître les DMÉ certifiés, consulter la page Web concernant les applications certifiées par le gouvernement du Québec.
• Erreur de transmission
  • Lorsqu'un envoi est transmis au mauvais destinataire, celui-ci doit être contacté afin de lui demander de détruire de manière sécuritaire (ex. : par déchiquetage si en format papier) les informations reçues.
  • L’origine de l’erreur doit être vérifiée et les mesures nécessaires pour empêcher sa répétition doivent être prises.
  • En cas d’incident de confidentialité, la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein du milieu de travail doit en être informée afin de mettre en branle le plan d’intervention prévu à cet effet¹.
• Erreur de réception d’un document. Si un document qui n’est pas destiné à un membre du personnel de la clinique est transmis par erreur à celle-ci, il est recommandé d’en cesser la lecture, d’en informer rapidement l’expéditeur et de détruire la copie reçue. Ne pas transmettre vous-même la télécopie au bon destinataire.
• Changement du numéro de télécopie. En aviser promptement toutes les personnes concernées.

Contenu de la télécopie

• Pertinence des renseignements. Transmettre uniquement les renseignements personnels et cliniques nécessaires à la situation clinique de la patiente ou du patient concerné. En cas d’urgence, la télécopie doit être accompagnée d’un contact direct avec le destinataire (ex. : appel téléphonique) afin de l’informer de l’envoi d’un document urgent.
• Identification claire. Inclure systématiquement les coordonnées complètes de l’expéditeur et du destinataire (nom, numéro de téléphone, adresse, etc.).
• Pagination. Préciser le nombre de pages transmises.
• Mention de confidentialité. Indiquer de façon visible que le contenu est confidentiel et demander à tout destinataire ayant reçu le document par erreur de contacter l’expéditeur, puis de détruire le document reçu.

---

¹ Voir l’article 105 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux.

Page publiée le 27 avril 2026