Arrêt définitif d’exercice – Hors établissement

Démarches à effectuer :

1- Identifier un cessionnaire

Le médecin qui cesse d’exercer doit effectuer des démarches afin d’identifier un autre médecin ou un groupe de médecins en mesure d’assurer le suivi de l’état de santé de sa patientèle et à qui il pourra transférer la garde de ses registres et dossiers cliniques. Lorsque cela n’est pas possible, le médecin doit identifier un médecin cessionnaire capable d’assurer la garde de ses dossiers cliniques et de ses registres pour la période de conservation restante. Selon le contexte, cette démarche nécessite temps et efforts de la part du médecin en cessation d’exercice : lorsque possible, elle gagne donc à être planifiée plusieurs mois à l’avance.

1.1- Impact du statut au tableau de l’ordre

Il existe 2 classes de cotisation au CMQ :

• la cotisation pour membre actif;
• la cotisation pour membre inactif.

Le choix de la classe de cotisation influence le statut du membre au tableau de l’ordre et modifie, du même coup, les obligations et les responsabilités du médecin qui cesse d’exercer.

• Membre actif

Un médecin qui cesse d’exercer, mais qui demeure inscrit au tableau de l’ordre à titre de membre actif, peut conserver ses dossiers cliniques et ses registres¹ et effectuer les suivis requis auprès de sa patientèle, puisqu’il est ainsi toujours autorisé à exercer des activités médicales et qu’il demeure couvert par une assurance responsabilité professionnelle. Il revient alors au médecin de respecter et d’assumer les obligations du cessionnaire², puis d’en informer le CMQ par courriel à l’adresse suivante : cessiondossiers@cmq.org.

• Membre inactif ou démissionnaire

Un médecin qui choisit un statut de membre inactif ou qui démissionne du tableau de l’ordre n’est plus autorisé à exercer la médecine. Il ne peut donc pas conserver ses dossiers cliniques et ses registres, pas plus qu’il ne peut effectuer de suivis de résultats d’examens prescrits, ni compléter ses notes médicales ou procéder à un résumé de dossier.

Lorsque le choix est effectué en ce sens, le médecin doit le communiquer au CMQ, par courriel, à l’adresse suivante : tableau@cmq.org. Il peut aussi s’acquitter de cette obligation par téléphone en composant le 1-888-MEDECIN (633-3246).

Le médecin inactif ou démissionnaire doit identifier un autre médecin qui accepte d’agir comme cessionnaire³ et qui s’engage à assurer la garde de ses dossiers cliniques et registres jusqu’à la fin de leur période de conservation. Pour ce faire, il doit signer une entente écrite avec le médecin cessionnaire. Cette entente est appelée une convention de cession⁴. Le cessionnaire doit, pour sa part, assumer toutes les obligations qui incombent à la personne assurant la garde des registres et des dossiers cliniques⁵. Précisons que la convention de cession doit, dès sa signature, être transmise par courriel au CMQ, à l’adresse suivante : cessiondossiers@cmq.org.

Lors du transfert, le médecin inactif ou démissionnaire doit également remettre au cessionnaire une liste à jour des dossiers cliniques et une liste à jour des registres⁶ qui lui sont cédés.

Pour de plus amples détails sur la convention de cession ou sur le rôle et les responsabilités du cessionnaire, nous vous invitons à consulter cette page Web.

1.2 - Impossibilité d’identification d’un cessionnaire

Advenant le cas où le médecin qui cesse la pratique de la médecine n’est pas en mesure, malgré tous ses efforts, de trouver un collègue médecin acceptant d’assumer la tâche de cessionnaire, la secrétaire du Collège ou un cessionnaire nommé par celle-ci devra prendre possession des dossiers cliniques et des registres sans délai⁷. Il est à noter que chaque situation est évaluée au cas par cas par le CMQ, de manière à identifier la meilleure option selon le contexte.

Nous invitons tout médecin se trouvant dans une telle situation à contacter l’équipe chargée de la cession des dossiers cliniques au CMQ, par courriel à cessiondossiers@cmq.org, ou par téléphone à 1-888-MEDECIN (633-3246), poste 5587. Sachez que si le CMQ prend possession des dossiers cliniques et des registres d’un médecin, des frais seront facturés à ce dernier. Ces sommes permettent notamment d’éponger les frais d’administration, de conservation, de gestion, de garde et de destruction desdits dossiers et registres. 

2- Transmettre un avis de cession

Tout médecin qui cesse définitivement d’exercer la médecine doit transmettre un avis de cession à sa patientèle, et ce, au moins 90 jours avant la prise d’effet de son arrêt d’exercice⁸.

L’avis de cession doit contenir⁹ la date de l’arrêt d’exercice ainsi que le nom et les coordonnées de la personne agissant comme cessionnaire.

Plusieurs moyens de transmission de l’avis de cession sont acceptés :

• avis verbal à la patientèle;
• avis écrit par lettre ou par courriel lorsque la patiente ou le patient a consenti à ce mode de communication;
• avis sur la boîte vocale, le site Web ou la porte de la clinique médicale.

Notons que la responsabilité de déterminer le moyen de communication le plus approprié revient au médecin qui cesse d’exercer.

Il est également recommandé, au médecin qui cesse d’exercer définitivement la médecine, d’effectuer les démarches suivantes :

• vérifier auprès des divers organismes (FMSQ, FMOQ, RAMQ) les modalités qui s’appliquent à la fin de la pratique¹⁰;
• renouveler la médication de la patientèle pour la période maximale permise selon la situation clinique propre à chaque personne.

3- Disposer des médicaments, produits, substances, appareils et équipements

Le médecin qui met définitivement fin à sa pratique doit disposer de façon sécuritaire des médicaments, des produits et des substances inflammables, toxiques ou volatiles, de même que des appareils, des équipements et des instruments, des vaccins, du matériel biologique ainsi que du matériel diagnostique détenus à des fins d’exercice de la profession médicale¹¹.

Pour ce faire, le médecin peut communiquer avec les pharmacies communautaires de sa région ou avec une compagnie dédiée à la destruction de déchets biomédicaux et de produits pharmaceutiques.

Lorsque le médecin qui cesse sa pratique exerce au sein d’un groupe de médecins, cette obligation ne s’applique pas, car le groupe de médecins reprendra d’office les responsabilités de détention et de conservation des éléments précédemment cités¹². L’obligation ne s’applique pas non plus au médecin qui cesse d’exercer pour une période de 6 mois ou moins, à condition que la détention et la conservation de tous ces éléments demeurent sécuritaires⁶.

¹ Art. 29 du Règlement.
² Art. 27 du Règlement.
³ Art. 28 du Règlement.
⁴ Art. 24 du Règlement.
⁵ Art. 27 du Règlement.
⁶ Art. 25 du Règlement.
⁷ Art. 30 du Règlement.
⁸ Art. 28, al. 2, du Règlement, et art. 36 du Code de déontologie des médecins.
⁹ Art. 28, al. 2, du Règlement.
¹⁰ À ce sujet, tout médecin de famille peut également consulter le guide d’accompagnement rédigé à l’intention du médecin de famille et intitulé Diminution des activités en prévision de la retraite ou pour des raisons de santé.
¹¹ Art. 26 du Règlement.
¹² Art. 26, al. 2, du Règlement.